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Prokrastinierst du noch oder arbeitest du schon? Diese 4 Schritte helfen!

Kommt dir das folgende Szenario bekannt vor?

Du erhältst vom deinem Vorgesetzten den Auftrag, eine Dokumentation anzufertigen. Freundlicherweise nennt er dir auch eine Deadline. Die ist in zwei Wochen. Und dann machst du dich nicht direkt ans Werk, sondern schiebst die unliebsame Aufgabe vor dir her. Nach einer Woche wird dir klar, dass schon die Hälfte der Zeit verstrichen ist. Wenige Tage vor der Deadline fängst du endlich mit der Arbeit an. Völlig gestresst und auf den letzten Drücker reichst du schließlich ein mittelmäßiges Arbeitsergebnis ein.

Wenn dir das bekannt vorkommt, leidest du vielleicht an Prokrastination.

Was ist Prokrastination?

Prokrastination bezeichnet das Aufschieben von Aufgaben. Dazu gehören zwei mögliche Vorgehensweisen: Entweder wird der Beginn der Aufgabe hinausgezögert oder die Arbeit wird immer wieder unterbrochen.

Besonders betroffen sind Menschen, die sich ihre Arbeit selbst organisieren können. Eigentlich eine enorme Freiheit wird ihnen genau das zum Verhängnis. Besonders Studierende, die häufig auch erstmals in einer Situation sind, in der sie sich selbst organisieren müssen, leiden darunter. Auch Führungskräfte sind dafür prädestiniert.

Es ist mir wichtig zu betonen, dass es eine Grenze zwischen dem alltäglichen Trödeln und dem krankhaften Aufschieben gibt. Der Mensch ist von Natur aus faul, um seine Ressourcen zu schonen, und das ist auch völlig in Ordnung. Wichtig ist zu erkennen, ob du unter deinem Verhalten leidest.

Wenn dir dein eigenes Verhalten unangenehm ist, ein gewisser Leidensdruck vorherrscht und du bereits berufliche oder private Konsequenzen bemerkst, solltest du tätig werden.

So wird Prokrastination zum Problem

Eine gewagte Behauptung: Du würdest diesen Beitrag nicht lesen, wenn du nicht bereits ein Problem für dich erkannt hättest. Lass uns doch genauer hinschauen: Wie funktioniert Prokrastination und warum ist sie problematisch?

Das Aufschieben ist eine Art, mit dem Problem der vorliegenden Aufgabe umzugehen. Statt dich der unangenehmen Aufgaben zu stellen, beschäftigst du dich anderweitig. Dafür wählst du eine Tätigkeit, die dir leicht fällt, Spaß macht oder ein kleines Erfolgserlebnis verspricht. Eine kurzfristige Belohnung wird der Anstrengung vorgezogen. Absolut verständlich! Dabei sind es häufig genau die Aufgaben, vor denen wir uns drücken, die uns langfristig zum Erfolg und Glück führen.

Durch das lange Aufschieben wird die Erledigung der Aufgabe hinausgezögert oder ganz unterlassen. Häufig erfolgt die Fertigstellung unter enormem Stress und Druck. Dadurch leidet nicht nur das Ergebnis, sondern auch deine Stimmung.

Betroffene zeigen neben Leistungseinbußen auch psychische oder körperliche Beschwerden. Schuldgefühle und Unzufriedenheit machen sich breit. Ein Teufelskreis: Ich prokrastiniere, weil ich mich der Aufgabe nicht gewachsen fühle und Angst vor dem Scheitern habe. Doch mein Aufschieben wirkt wie eine selbsterfüllende Prophezeiung und ich liefere letztlich ein schlechteres Ergebnis ab, als mir möglich gewesen wäre. Was denkst du, wie ich mich bei der nächsten unliebsamen Aufgabe fühlen und verhalten werde?

Ich weiß ja nicht, wie es dir geht, aber mir hilft das Prokrastinieren gar nicht weiter! Social Media, Netflix oder Videospiele sind meine Lieblingsablenkungsmanöver. Doch statt der erhofften Entspannung muss ich ständig an die Aufgabe denken, die ich zu verdrängen versuche. Innere Unruhe und Anspannung werden gefolgt von Schlafstörungen. Ein schlechtes Gewissen plagt mich und statt Instant-Belohnung fühle ich nur noch mehr Stress und Druck. Besonders kurz vor der Deadline, wenn ich umso härter arbeiten muss, um das Aufgeschobene wieder aufzuholen.

Einsicht ist der erste Weg zur Besserung

Mir hilft es zu verstehen, warum ich prokrastiniere. Wenn ich an meine bisherige Laufbahn denke, habe ich vor allem zwei Arten von Aufgaben vor mir hergeschoben.

Der eine Aufgabentyp umfasst Aufgaben, bei denen ich mir nicht sicher war, wie ich vorgehen soll. Ein Geschäftsvorfall, der erstmals im Unternehmen auftritt, ein neuer Rechnungslegungsstandard oder die neue Software-Lösung, die Probleme bereitet. Rückblickend betrachtet, war ich durchaus in der Lage, diese Aufgaben zu bewältigen. Trotzdem habe ich den Beginn manchmal hinausgezögert statt mich der Herausforderung zu stellen.

Die anderen Situationen, in denen ich aufgeschoben habe, waren soziale Situationen, in denen ich einen Konflikt fürchtete. Ich erinnere mich an eine Kollegin, die ich auf einen Fehler hinweisen musste, den sie gemacht hatte, und wovor ich mich am liebsten gedrückt hätte. Oder an den einen Kollegen mit seiner aufbrausenden Art, den ich auf ein wichtiges Thema ansprechen sollte.

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6 Gründe für Prokrastination

Um keine Ausrede verlegen

Die Gründe für Prokrastination sind vielfältig und bestimmt sind dir beim Lesen schon eigene Beispiele eingefallen. Um noch besser zu verstehen, was dahinter steckt, hilft es, den inneren Dialog zu beobachten. Psychologen haben 15 Aussagen identifiziert, mit denen wir unser Verhalten rechtfertigen. Überprüfe doch mal, bei wie vielen du dich wiederfindest und kommt dann hierher zurück. Im nächsten Schritt schauen wir uns an, was du gegen Prokrastination tun kannst.

Besonders als Führungskraft ist es leicht, dieses Verhalten vor sich selbst zu rechtfertigen. Schließlich gibt es immer genug zu tun und alle unsere Aufgaben sind unglaublich wichtig. Weißt du, was viele zum Prokrastinieren nutzen? E-Mails! Davon hat man immer genug und man hat das Gefühl, etwas Wichtiges zu erledigen. Das Postfach wird leerer und so stellt sich recht schnell ein kleines Erfolgserlebnis ein.

Doch um langfristig erfolgreich zu sein, sind es gerade die herausfordernden Aufgaben, die uns weiterbringen. Damit Prokrastination für dich nicht zum Karrierekiller wird, schauen wir uns jetzt an, was du dagegen unternehmen kannst.

Weniger Prokrastinieren in 4 Schritten

Schritt 1: Akzeptanz

Meine Beispiele, die Gründe für Prokrastination und die Ausreden, die wir finden, haben uns gezeigt, dass unser Verhalten ganz viel mit unserem Selbstwert und Selbstbild zu tun hat. Deshalb ist es aus meiner Sicht sinnlos, sich dafür auch noch abzuwerten. Mach dir klar, dass jeder mal etwas vor sich herschiebt und dies bis zu einem gewissen Grad normal ist. Das nimmt den Druck raus.

Für dein Selbstwertgefühl ist es hilfreich, zu denken “Ich schiebe manchmal Dinge vor mir her.”. Den Gedanken, dass du ein Drückeberger bist, solltest du stattdessen fallen lassen. Betrachte das Aufschieben nicht als Teil deiner Persönlichkeit, sondern als situatives Verhalten. Dadurch erhöhst du deinen Handlungsspielraum.

Schritt 2: Reflexion

Um eine Lösung für dein Prokrastinieren zu finden, solltest du deinen Gedanken auf die Schliche kommen. Sie sind der Ursprung für dein Verhalten. Frage dich, warum du eine Aufgabe vermeidest. Welche Hindernisse liegen zwischen dem aktuellen Moment und der Fertigstellung? Wie kannst du diese aus dem Weg räumen? Manchmal wird unser Problem schon kleiner, wenn wir uns mit jemandem dazu austauschen, eine andere Perspektive einnehmen und neue Lösungsansätze entdecken. Hier kann auch ein Coaching helfen.

Schritt 3: Planung

Was mir besonders gut geholfen hat, ist eine simple Änderung: Ich mache die Tagesplanung am Tag zuvor. Das hat den Vorteil, dass ich morgens nicht mehr nachdenken muss, sondern gleich loslegen kann. Außerdem bin ich ehrlicher zu mir selbst. Denn in dem Moment der Planung lege ich die wichtigsten Schritte für den nächsten Tag fest, ohne dass ich sie direkt vor mir habe. Dadurch bestimme ich, was zu tun ist, unabhängig davon, wie gerade meine Lust oder Motivation ist.

Doch bevor du die Planung machen kannst, musst du noch folgende Schritte vornehmen:

  • Definiere Aufgabenpakete. Teile die Aufgabe in möglichst kleine und sehr konkrete Häppchen auf.

  • Versehe die Aufgabenpakete mit einer groben Schätzung des zeitlichen Aufwands.

  • Priorisiere.

Bei der Tagesplanung lege ich Zeiten für Arbeitsbeginn und Arbeitsende fest. Danach bestimme ich eine To-do-Liste nach der 1-2-3-Methode. Ich lege eine Aufgabe der Priorität 1 fest, dann zwei der Priorität 2 und schließlich drei Aufgaben von geringer Priorität. Auf der Liste stehen folglich sechs Teilaufgaben für den nächsten Tag. Bei der Priorität 1 frage ich mich: Was ist die eine Sache, die ich heute erledigen muss, um mit meiner Aufgabe voranzukommen?

Bleib realistisch! Das ist der Punkt, der mir häufig noch schwerfällt. Oft nehme ich mir zu viel vor. Deshalb funktioniert das 1-2-3-System für mich so gut: Es stellt sicher, dass ich die eine, wichtigste Aufgabe auf jeden Fall schaffe.

Wenn es dir oft passiert, dass du am Ende des Tages viele unerledigte Punkte auf deiner To-do-Liste hast, kann es sein, dass du deine Teilaufgaben zu groß planst. Versuche wirklich die kleinstmöglichen Schritte zu definieren. Außerdem sollten diese sehr konkret sein, damit du genau weißt, wann du einen Haken dran machen kannst.

Schritt 4: Zeitmanagement

Die beste Planung ist nichts ohne das passende Zeitmanagement. Damit du das Beste aus deiner Zeit machen kannst, schaffe zunächst gute Arbeitsbedingungen. Anschließend machst du dich direkt an deine vorbereitete To-do-Liste.

Logisch wäre es, mit der Aufgabe der Priorität 1 anzufangen. Schließlich ist dies deine wichtigste Aufgabe für den Tag. Ich halte mich jedoch nicht immer daran. Manchmal bin ich noch nicht ganz fit und dann mache ich lieber eine weniger wichtige Aufgabe zuerst. Keine Regel ohne Ausnahme. Beobachte jedoch, ob dein Verhalten zielführend ist oder du eine Ausrede nutzt.

Manche empfehlen, mit der unliebsamsten Aufgabe anzufangen (“eat the frog first“). Nicht selten ist dies auch meine Prio-1-Aufgabe und dann hilft es mir, mich daran zu halten.

Mein bester Hack, den ich mir in den letzten Jahren angeeignet habe, ist der “Nur 5 Minuten”-Trick. Nein, ich rede hier nicht davon, morgens länger liegenzubleiben. Wenn ich eine unliebsame Aufgabe vor mir habe, verschiebe ich sie manchmal mit dem Argument, dass ich lieber warte, bis ich motiviert oder inspiriert bin. Grundsätzlich bin ich ein Freund davon, im Flow zu arbeiten, doch hier kann man sich auch leicht selbst betrügen. Nämlich dann, wenn die Motivation einfach nicht kommen will. Mir hilft es dann, mir einen Timer über 5 Minuten zu stellen. Nur diese fünf Minuten beschäftige ich mich mit der unliebsamen Aufgabe. Der Trick: einmal angefangen merke ich oft, dass es doch nicht so schlimm ist. Schnell habe ich mich reingedacht und erste Ansätze gefunden und dann will ich weitermachen.

Ich könnte noch viele weitere Tipps mit dir teilen. Selbstmanagement ist mein Herzensthema. Deshalb wird es noch mehr Artikel dazu geben. Für heute teile ich nur noch eine Einsicht mit dir, die für mich in den letzten Jahren ein richtiger Game Changer war: Singletasking. Bestimmt kennst du Multitasking. Lange Zeit war ich total stolz darauf, viele Sachen gleichzeitig erledigen zu können. Bis mir jemand erklärt hat, dass das menschliche Gehirn, wie der Prozessor eines Computers funktioniert. Wir können nicht mehrere Dinge gleichzeitig bearbeiten. Tun wir es trotzdem erledigt unser Gehirn stattdessen kleine Häppchen im ständigen Wechsel. Die Bearbeitung dauert dadurch genauso lange, ist dabei jedoch unnötig anstrengend. Seitdem mache ich nur noch eine Sache zurzeit. Dadurch schaffe ich mehr, in einer besseren Qualität und habe seltener am Abend das Gefühl, mein Gehirn würde nur noch aus Brei bestehen.

Fazit

Puh! Das waren ganz schön viele Tipps. Mit diesem System und den konkreten Praxistipps kannst du nun deiner Prokrastination das Handwerk legen. Manches kannst du vielleicht ganz leicht umsetzen und andere Punkte brauchen etwas mehr Übung.

Doch die lohnt sich, denn mit der Zeit wirst du merken, dass dir die Arbeit nicht nur leichter von der Hand geht, sondern auch die Qualität steigt und dazu noch ganz ohne schlechtes Gewissen und Druck. Dann wirst du es nie wieder anders wollen.

Ich bin neugierig.

Erzähle mir: Was schiebst du am liebsten vor dir her? Und warum? Welchen Tipp setzt du zuerst um? Und welche anderen Tricks kennst du noch? Schreib es mir in den Kommentaren.

2 Kommentare zu „Prokrastinierst du noch oder arbeitest du schon? Diese 4 Schritte helfen!“

    1. Hallo Norbert, danke für deinen Kommentar! Überforderung, bzw. deren Ursachen, kann ein Grund für Prokrastination sein. Was ist für dich echte Prokrastination? Wo liegt der Unterschied?

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